ฝ่ายบริหารทั่วไป

บทบาทหน้าที่ฝ่ายบริหารทั่วไป
1. งานสารบรรณ
หน้าที่ความรับผิดชอบของงานสารบรรณ เป็นหน่วยงานสารบรรณกลางของกรมวิทยาศาสตร์การแพทย์ เริ่มตั้งแต่จัดทำ  การรับ  การส่ง  การเก็บรักษา  และการทำลายให้เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ เป็นศูนย์เก็บคำสั่งกรมวิทยาศาสตร์การแพทย์  และศูนย์ทำลายเอกสารประจำปีตลอดจนให้คำแนะนำเกี่ยวกับงานสารบรรณให้กับหน่ายงานในสังกัดกรมวิทยาศาสตร์ –การแพทย์

2. งานช่วยอำนวยการ
2.1 งานเลขานุการ
หน้าที่ความรับผิดชอบ
1. กลั่นกรองหนังสือเสนอผู้บริหารเพื่อพิจารณา
2. ติดตามงาน แผนงาน โครงการตามที่ผู้บริหารสั่งการ
3. รับ/โต้ตอบ ประสานงานทางโทรศัพท์
4. นัดหมายตารางการประชุม (แฟ้ม บอร์ดติดผนัง สมุด มือถือ)
5. ร่าง/โต้ตอบหนังสือ
6. จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามหมวดหมู่
7. บริหารจัดการงานประชุมตามที่ผู้บริหารมอบหมาย
8. บริหารงานเอกสาร รับ-ส่งตามระบบสารบรรณ
9. อำนวยความสะดวกผู้บริหารในการเดินทางไปราชต่างจังหวัด/ต่างประเทศ
10.ขออนุมัติเดินทางไปราชการต่างจังหวัดสำหรับผู้บริหารและเลขานุการ,ยืมเงินทดรองราชการ, จัดทำรายงานการเดินทาง และเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ
11.จัดทำรายงานต่าง ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
12.จัดเตรียมข้อมูล จัดแฟ้มประชุม ติดตามและอำนวยความสะดวกผู้บริหารในการประชุมทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
13.ติดตามและอำนวยความสะดวกผู้บริหารในการเดินทางไปราชการต่างจังหวัด
14.อำนวยความสะดวกและเลี้ยงรับรองผู้บริหารและผู้มาติดต่อราชการ
15.ขออนุมัติเบิกจ่ายค่าตอบแทนเหมาจ่ายแทนการจัดหารถประจำตำแหน่งสำหรับผู้บริหาร
16.รายงานโทรศัพท์และโทรสาร ประจำเดือน
17.จัดทำภารกิจผู้บริหารประจำสัปดาห์
18.จัดหาผู้รักษาราชการแทน และจัดทำหนังสือแต่งตั้งผู้รักษาราชการแทน
19.  Scan เอกสารและแจ้งเวียนทาง E-mail
20.  ขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้างวัสดุและครุภัณฑ์  สำหรับผู้บริหารและงานเลขานุการ

2.2  งานห้องประชุม
หน้าที่ความรับผิดชอบ
1. รับจองห้องประชุมทางโทรศัพท์
2. ผู้ขอใช้ห้องประชุมส่งหนังสือขอใช้ห้องประชุม
3. ตรวจสอบการขอใช้ห้องประชุม
4. ลงทะเบียนการใช้ห้องประชุมด้วยโปรแกรมระบบห้องประชุมสามารถตรวจสอบการขอใช้ห้องประชุมทาง www.dmsc.moph.go.th
5. จัดทำตารางแสดงการใช้ห้องประชุมด้วย โปรแกรมห้องประชุม  และแสดงผลทางทีวีด้วยระบบ Digital
6. แจ้งผู้รับผิดชอบประจำห้องประชุมดำเนินการจัดประชุมและตรวจสอบห้องประชุม
7. เปิดห้องประชุม  แจ้งแม่บ้านทำความสะอาดห้องประชุม
8. ตรวจสอบความพร้อมใช้ห้องประชุม เรื่องความสะอาด จัดโต๊ะประชุมแบบรูปตัว U หรือ แบบห้องเรียน (Class room)   สำรวจแอร์  ไฟฟ้า
9. เตรียมเครื่องโสตทัศนูปกรณ์ เช่น ไมโครโฟน   จอพลาสม่า  เครื่องขยายภาพ (LCD Projector),NoteBook
10.  จัดเตรียมภาชนะสำหรับจัดอาหารว่างแลเครื่องดื่ม อาหารกลางวัน
11.  ตรวจสอบจำนวนผู้ข้าร่วมประชุม
12.  จัดซื้ออาหารว่าง เครื่องดื่ม อาหารกลางวัน รับรองการประชุม
13.  หลังการประชุม ตรวจสอบดูแลความสะอาด ความเรียบร้อยห้องประชุม จัดเก็บภาชนะล้างทำความสะอาด เช็ดให้แห้ง  เก็บเข้าที่ให้เรียบร้อย
14.  ขออนุมัติเบิกค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม เป็นค่าอาหารว่าง ค่าเครื่องดื่ม และค่าอาหารกลางวัน
15.  สรุปรายงานการขอใช้ห้องประชุม


3. งานพิธีการ


4. งานยานพาหนะ
หน้าทีความรับผิดชอบ
1. บริหารจัดการยานพาหนะในความรับผิดชอบของสำนักงานเลขานุการกรม  เพื่อสนับสนุนภารกิจของกรม
2. จัดรถอำนวยความสะดวกให้แก่บุคลากรในการเดินทางไปราชการทั้งในกรุงเทพฯ ปริมณฑล  และต่างจังหวัด
3. ตรวจสภาพ  บำรุงรักษา ส่งซ่อม และทำความสะอาด
4. ต่อภาษีรถยนต์ และต่อทะเบียนประจำปี
5. จัดทำสติกเกอร์ติดรถผ่านเข้า-ออก
6. รวบรวมรายชื่อผู้มีความประสงค์ทำสติกเกอร์ผ่านเข้า-ออกกระทรวงสาธารณสุข เพื่อส่งให้กระทรวงสาธารณสุขดำเนินการ


5. งานรักษาความปลอดภัยความสะอาดและภูมิทัศน์
หน้าที่ความรับผิดชอบ
1. ควบคุม  วางระบบ  กำกับดูแลงานรักษาความปลอดภัย  จัดเวรยามรักษาการณ์  จัดทำคำสั่งผู้ตรวจเวรยามกรมฯ พร้อมเวียนแจ้งผู้เกี่ยวข้องทราบ  ติดตามการปฏิบัติงานของ รปภ. รายงาน/สรุปผล  และเสนอข้อคิดเห็นเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัย
2. กำกับ ดูแลการรักษาความสะอาดสถานที่ของทุกชั้น  ทุกอาคารและบริเวณโดยรอบกรมฯ  โดยมอบหมายและจัดแบ่งงานให้แก่ผู้รับจ้างเหมาบริการทำความสะอาด
3. กำกับ ดูแลการบำรุงรักษาสวนหย่อม  และภูมิทัศน์โดยรอบบริเวณกรมฯ รวมถึงการดูแลรักษาต้นไม้ภายในอาคาร  และห้องผู้บริหารระดับสูงของกรมฯ โดยแบ่งพื้นที่รับผิดชอบให้แก่บริษัทผู้รับจ้างเหมาดูแล
4.  ตรวจสอบการขอเข้าปฏิบัติงานในพื้นที่กรมฯ  เพื่อเป็นการป้องกันเหตุกรณีการเข้าพื้นที่โดยมิชอบ / กรณีทรัพย์ราชการสูญหาย – เสียหาย / กรณีแรงงานต่างด้าว
5.  ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสืออนุญาตนำรถเข้าออกนอกพื้นที่กรมฯ และนำรถส่งคืนหน่วยงานต้นสังกัด


6. งานพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการ  
หน้าที่ความรับผิดชอบ
1. ประสานและรับผิดชอบการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ของสำนักงานเลขานุการกรม
2. จัดทำแผนปฏิบัติราชการและแผนดำเนินงานตามคำรับรองการปฏิบัติราชการประจำปีของสำนักงานเลขานุการกรม  รวมทั้งติดตามประเมินผล  และรายงานหัวหน้าหน่วยงานเป็นรายไตรมาส
3. ประสานการดำเนินงานด้านพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการทั้งภายใน  และภายนอกหน่วยงาน

news ข่าวสารประชาสัมพันธ์

view all

news RSS FEED



    เริ่มนับ 01 กันยายน 2557